Замовлення
- створення й передача
- оновлення статусів
- додаткові поля
- дані клієнта
Business process automation
Повторювані дії можуть виконуватися без менеджера
Автоматизуємо передачу замовлень, оплат, статусів, товарів, залишків та інших даних між сайтом і зовнішніми системами.
Якщо менеджер щодня робить одну й ту саму дію за зрозумілим правилом — її варто перевірити на можливість автоматизації.
Готове ТЗ не обов’язкове — достатньо показати, що зараз робиться вручну.
01Triggerподія→02Ruleумова→03Actionдія→04Resultрезультат
Можливості
Від одного статусу до повного ланцюжка дій
Конкретний набір залежить від правил бізнесу та технічних можливостей систем.
Оплати
- callback / webhook
- перевірка результату
- статус замовлення
- reference ID
Доставка
- дані отримувача
- створення відправлення
- ТТН
- статус доставки
CRM / KeyCRM
- лід або замовлення
- пошук клієнта
- custom fields
- status sync
Каталог
- ціни
- залишки
- SKU
- активність товарів
Імпорт та експорт
- CSV / XML / XLSX
- прайси
- feeds
- регулярний обмін
Маркетплейси
- каталог
- залишки
- замовлення
- статуси
Телефонія
- дзвінок
- пошук клієнта
- лід
- call tracking data
Логіка процесу
Подія → правило → дія
Автоматизація визначає, коли запускається процес, які умови перевіряються, що відбувається далі та як обробляється помилка.
Подія→Перевірка умов→Дія→Зовнішня система→Лог / результат
Оплата підтверджена → знайти замовлення → змінити статус → оновити CRM
Новий дзвінок → знайти клієнта → оновити лід → зберегти дані дзвінка
Cron → отримати прайс → зіставити SKU → оновити ціни та залишки
Тригери
Автоматичний процес повинен мати чіткий запуск
Не кожна система підтримує всі варіанти — механізм визначаємо після аналізу.
- 01нове замовлення
- 02успішна оплата
- 03зміна статусу
- 04webhook
- 05дзвінок
- 06новий файл
- 07зміна залишку
- 08cron за розкладом
- 09ручний запуск
- 10відповідь API
- 11дата або час
- 12повторна перевірка
Замовлення
Замовлення не повинно проходити один маршрут вручну
Сайт→CRM / KeyCRM→Оплата→Доставка→Статус
- нормалізувати телефон
- визначити джерело
- передати UTM
- записати оплату й доставку
- оновити замовлення
- змінити статус після оплати
- передати ТТН
- синхронізувати фінальний статус
Оплати
Після оплати система сама продовжує процес
Payment provider → callback / webhook → перевірка → order status → CRM
Успішний redirect користувача не повинен бути єдиною підставою для підтвердження оплати, якщо доступний server callback або webhook.
Платіжні системи →Доставка
Від даних замовлення до відправлення
Замовлення → відправлення → ТТН → статус доставки → CRM
Практичний напрям: KeyCRM → Фулфілмент Нової пошти.
Служби доставки →Каталог і залишки
Регулярні зміни необов’язково вносити вручну
Постачальник / CRM / склад → файл або API → cron → магазин
Для оновлення визначаємо стабільний ключ: SKU, external ID, barcode або інший погоджений ID.
Імпорт та експорт →- ціни й закупівельні ціни
- залишки та availability
- характеристики
- активність товару
- окремі погоджені поля
Маркетплейси
Кілька каналів — не кілька ручних каталогів
XML / YML-feed оновлюється за графіком або правилами сервісу, тому не обіцяємо real-time для кожного формату.
Маркетплейси →Телефонія та ліди
Дзвінок стає частиною CRM-процесу
Ringostat / телефонія → webhook → пошук клієнта → KeyCRM / CRM
Телефонія та Call Tracking →Механізми запуску
Cron і webhook вирішують різні задачі
Cron / background jobs
Сайт сам запускає перевірку або пакетну операцію у визначений час.
- регулярна синхронізація
- перевірка статусів
- великі імпорти
- feed generation
- retry
- reconciliation
- службові задачі
- batch processing
Webhook
Зовнішня система повідомляє про подію, а обробник запускає погоджену логіку.
- payment
- call
- order
- status
- shipment
- external service event
Фонові процеси не прив’язують важку операцію до відкриття сторінки користувачем.
Умови
Автоматизація працює за чіткими правилами
Це приклади логіки. Для кожного проєкту правила погоджуються окремо.
- 01payment = paid → status = processing
- 02залишок = 0 → товар недоступний
- 03marketplace → окремий pipeline
- 04клієнта знайдено → оновити
- 05клієнта не знайдено → створити
- 06API недоступне → повторити пізніше
Надійність
Важлива операція не повинна зникнути безслідно
Захист від дублів
Повторний webhook не повинен створити друге замовлення або некоректно повторити дію.
Помилка і відновлення
Якщо сервіс тимчасово недоступний, для важливого сценарію визначаємо подальшу поведінку.
Логування і контроль
Фіксуємо потрібний технічний контекст, але не зберігаємо секрети й зайві чутливі дані.
- час
- тип події
- external ID
- результат
- response code
- error
- retry
- API secrets
- passwords
- зайві персональні дані
- платіжні реквізити
Повний набір queue, retry та monitoring не потрібен у кожному невеликому сценарії — механізми мають відповідати ризику.
Масштаб
Простий сценарій чи складний workflow
Одна зрозуміла операція
Наприклад: раз на годину завантажити файл і оновити залишок.
- cron script
- plugin / module
- невеликий handler
Кілька систем і станів
Замовлення → оплата → CRM → fulfillment → status sync → retry.
- карта процесу й ID
- state / status logic
- error handling
- інтеграції та testing
Не ускладнюємо простий процес архітектурою, яка йому не потрібна.
Доцільність
Не кожну ручну дію варто автоматизувати
Автоматизація має зменшувати витрати та помилки, а не створювати ще одну систему, яку складно підтримувати.
- операція виконується раз на рік
- правило постійно змінюється
- потрібне людське судження
- реалізація дорожча за ручну роботу
- система не має стабільного механізму обміну
Практичні задачі
Які процеси ми вміємо автоматизувати
Узагальнені типи задач без назв клієнтів, приватних API та метрик.
- 01нове замовлення → KeyCRM
- 02статус оплати → статус замовлення
- 03CRM status sync
- 04Ringostat → KeyCRM
- 05KeyCRM → Фулфілмент Нової пошти
- 06cron для перевірки оплат
- 07cron для залишків
- 08автоматичний імпорт прайсу
- 09XML / YML feed generation
- 10webhook → пошук / оновлення ліда
- 11обмін товарами через SKU
- 12повторна синхронізація після помилки
Платформи
Проєкт не обов’язково має бути розроблений PromoSite
Можемо продовжити існуючу автоматизацію після аналізу коду, logs та зовнішніх API.
- WordPress
- WooCommerce
- Bitrix
- OpenCart / ocStore
- PrestaShop
- Laravel
- Symfony
- CodeIgniter
- Custom PHP
- Інші вебсистеми після аналізу
Суміжні напрямки
Автоматизація та інтеграція часто працюють разом
З’єднує системи
Наприклад: сайт передає замовлення в KeyCRM.
Інтеграції →Запускає послідовність дій
Після оплати знайти замовлення, змінити статус, оновити CRM і записати результат.
Подія → правило → діяПочаток
Покажіть ручний процес — знайдемо точки автоматизації
Готове ТЗ не потрібне. Для першої розмови достатньо описати поточну роботу та бажаний результат.
Описати процес- 01що менеджер робить вручну
- 02де починається процес
- 03які системи беруть участь
- 04які дані копіюються
- 05які рішення приймаються за правилом
- 06яким має бути результат
- 07як часто це відбувається
- 08що стається при помилці
Реалізація
Від ручної операції до автоматичного процесу
- 01
Описуємо процес
Фіксуємо поточну ручну операцію.
- 02
Знаходимо повтори
Відділяємо правила від людських рішень.
- 03
Перевіряємо механізми
API, webhooks, файли, модулі та cron.
- 04
Будуємо карту
Події, дані, правила й статуси.
- 05
Плануємо помилки
Дублі, timeout і повторні сценарії.
- 06
Реалізуємо
Створюємо погоджену бізнес-логіку.
- 07
Тестуємо
Перевіряємо успіх і помилкові відповіді.
- 08
Запускаємо
Підключаємо процес у робочому середовищі.
- 09
Контролюємо
Перевіряємо фактичні операції після запуску.
Оцінка
Вартість залежить від кількості правил і систем
Простий сценарій часто можна попередньо оцінити одразу. Для складного workflow спочатку може знадобитися декомпозиція або технічний аналіз.
Переглянути ціни →- кількість систем
- можливості API
- кількість подій і правил
- напрямки обміну
- обсяг даних
- cron / background processing
- error handling і retry
- logging
- тестування
- existing code
FAQ
Питання та відповіді
Що можна автоматизувати на сайті?
Замовлення, статуси, оплату, доставку, передачу в CRM, імпорт прайсів, залишки, feeds, webhooks та інші повторювані процеси, якщо для них є чіткі правила й технічний механізм.
Чим автоматизація відрізняється від інтеграції?
Інтеграція зв’язує системи. Автоматизація визначає, які дії виконуються автоматично після події або за розкладом.
Чи можна автоматизувати процес без API?
Іноді так — через файли, cron, готові модулі або інший офіційний механізм. Це залежить від систем.
Чи можна запускати автоматизацію за розкладом?
Так. Для цього часто використовуються cron або background jobs.
Що буде, якщо зовнішній сервіс недоступний?
Для важливих сценаріїв можна передбачити логування, повторну спробу, queue або інший механізм відновлення.
Чи можна автоматизувати KeyCRM?
Можемо автоматизувати сценарії обміну з KeyCRM у межах можливостей API та конкретного бізнес-процесу.
Чи можна доопрацювати автоматизацію іншого розробника?
Так, після аналізу коду, logs та зовнішніх API.
Чи потрібне готове ТЗ?
Ні. Найкращий старт — описати ручний процес і бажаний результат.
Чи автоматизуєте роботу в desktop-програмах?
Основний напрям PromoSite — вебсистеми, сайти, API, CRM, файли та зовнішні сервіси. Desktop / RPA-задачі оцінюються окремо й не є основним позиціонуванням цієї послуги.
Наступний крок
Є процес, який менеджери повторюють щодня?
Опишіть, що зараз робиться вручну, які системи беруть участь і який результат має бути на виході. Ми перевіримо, що можна автоматизувати та який технічний сценарій для цього підходить.